Esa Comisión ha consultado cuál "...es el plazo legal de permanencia en archivo de
antecedentes y radiografías de la Ley 16.744.".
Sobre el particular, este Organismo debe expresar que la consulta la entiende referida
a la conservación y posterior eliminación de los antecedentes a que se alude.
Al efecto, resulta pertinente señalar que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece en
su artículo 2, que las Instituciones de Previsión, podrán - previa autorización de
este Servicio - microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada
a su custodia. Agrega la norma que con la misma autorización pueden destruir los originales
una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos y que los documentos microfilmados
o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados, tendrán el mismo valor probatorio
que los originales.
Asimismo, de acuerdo con lo anterior y con lo que ha resuelto esta Entidad en situaciones
análogas (v. gr. Oficio Ord. N° 8.964, de 1997, acerca de licencias médicas y Oficio
Ord. N° 9.429, de 1993, respecto de antecedentes médicos y también con lo señalado
acerca de las DIATEP - v. gr. Oficio N° 31.661, de 2003 -, como lo indicado en el
Ord. N° 43.369, de 2004), esta Entidad ha señalado que para proceder a la eliminación
de los documentos referidos, resulta menester que se cumplan las condiciones que se
indican a continuación:
a) Que se cumpla con el proceso de reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412,
que en la especie debiera ser mediante scanner de los antecedentes mencionados, que
es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite
la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido
en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá
ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información
contenida en el documento original (por ejemplo la letra chica);
b) Que hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha en que
los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de aquellos
beneficios que se otorgan periódicamente, caso en el cual los cinco años deben contarse
desde que el beneficiario haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado;
c) Que en el caso de los antecedentes médicos y de acuerdo a lo señalado con anterioridad
por este Organismo por Oficio Ord. N° 9.429, de 1993, estos deben conservarse en original,
por el plazo de diez años. Tales antecedentes son las fichas clínicas, los exámenes
de laboratorio y radiológicos, los resúmenes que prepara el médico tratante para proponer
el grado de incapacidad de un trabajador, el preinforme del médico evaluador de la
Comisión Evaluadora de Incapacidades y la resolución de incapacidad emitida por la
mencionada Comisión. Tal como se indicara en el Oficio referido, el aludido plazo
de diez años, como mínimo, debe contarse desde la última atención efectuada al paciente,
conforme al artículo 17 del Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas, contenido
en el D.S. Nº 161, de 1982, modificado por los D.S. Nºs. 129 y 570, de 1989 y 1998,
todos del Ministerio de Salud;
d) Sin perjuicio de lo anterior, deberá tenerse presente que no deben eliminarse los
originales de aquellos antecedentes, que fueren objeto de investigaciones o reclamaciones
de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta
que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente
terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.
Finalmente, esta Superintendencia cumple con manifestar que en este tipo de situaciones
debe tenerse presente lo dispuesto en el primer inciso del artículo 3 de la Ley N°
18.845 y el artículo 13 del D.F.L. N° 4, de 1991, del Ministerio de Justicia, respecto
de las normas que contienen dichos preceptos, acerca del acta que debe levantarse
al destruir los documentos a que aluden tales normas
