Dictamen 9429-1993

Esa Mutualidad puso en conocimiento de este Servicio que ha procedido a microfilmar los formularios de declaración y pago de cotizaciones, correspondientes a los años 1980 a 1986, ambos inclusive. Lo anterior, señaló, considerando la autorización concedida a esa Institución por los Oficios Nºs. 1451, de 1981 y 5854, de 1985; y las instrucciones generales impartidas por los Oficios Nºs. 1474, de 1981, 6849 y 5386, de 1990; todos de esta Superintendencia.

Hizo presente que, a su juicio, con la autorización conferida para microfilmar la documentación especificada, también se estima autorizada para proceder a la eliminación de los originales de aquél y que, en el evento que este Organismo no concuerde con su criterio, solicitó formalmente la autorización para eliminar las planillas indicadas, correspondientes a los años 1980 a 1986, ambos inclusive.

Mediante Ordinario Nº 12141, de 25 de noviembre de 1992, este Organismo Fiscalizador manifestó que atendida la actual facultad de las Mutualidades de Empleadores de la Ley Nº 16.744 para declarar, evaluar, reevaluar y revisar las incapacidades permanentes derivadas de siniestros laborales que sufrieran sus afiliados, esa Asociación debía determinar formalmente qué documentos original debía ser mantenida permanentemente, y cual podría ser eliminada, una vez cumplidos los plazos de prescripción, previa microfilmación o simplemente ser destruida sin necesidad de ser reproducida; asimismo, a través del citado Ordinario se le adjuntó copia del Oficio Nº 7765, de 22 de septiembre de 1988, dirigido al Servicio de Salud Metropolitano Occidente, mediante el cual esta Entidad especificó la documentación original de orden médico que debe ser conservada permanentemente, tales como actas de las sesiones y decretos de invalidez.

Al respecto, y en cumplimiento a lo solicitado, esa Mutualidad informó que de acuerdo a lo prevenido por el artículo 17 del Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas, los establecimientos privados de salud deben conservar, como mínimo por diez años contados desde la última atención efectuada al paciente, la información bioestadística que commprenda el registro de ingresos y egresos, fichas médicas individuales, epicrisis, carnet o informe de alta y la denuncia de enfermedades de notificación obligatoria.

Hace presente que analizó la situación considerando sus diferentes aspectos, tales como la necesidad de contar con los antecedentes médicos y administrativos de los documentados y enfermos profesionales, por una parte, y por la otra, el gran volumen de documentación que ello significa, por lo que estimó conveniente que debería proceder de la siguiente forma:

a) Conservar en original, por el plazo de diez años las fichas clínicas, los exámenes de laboratorio y radiológicos, los resúmenes que prepara el médico tratante para proponer el grado de incapacidad de un trabajador, el preinforme del médico evaluador de la Comisión Evaluadora de Incapacidades y la resolución de incapacidad emitida por la mencionada Comisión. Lo anterior, tanto para los accidentes del trabajo como para las enfermedades profesionales.

b) Transcurrido el plazo antes indicado, microfilmar la documentación señalada en el punto precedente, conforme a lo establecido en el artículo 2º del Decreto Ley Nº2.412 de 1978 y las instrucciones que sobre el particular ha impartido este Organismo Fiscalizador, con el objeto de eliminar los originales.

Sobre el particular, esta Superintendencia declara que aprueba el procedimiento propuesto por esa Mutualidad consignado en las letras a) y b) del número anterior, por cuanto se encuentra ajustado a la citada normativa legal y reglamentaria aludida y resguarda adecuadamente el ejercicio de los derechos establecidos adecuadamente el ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 58 a 64 de la Ley Nº 16.744, ya que los documentos microfilmados tendrán el mismo valor probatorio que los originales, conforme a lo prevenido por el inciso segundo del artículo 2º del D.L. Nº 2.412, precedemente citado.

En efecto, la autorización dada específicamente a esa Asociación mediante el Oficio Nº 1474, de 1981, citado en concordancias, para microfilmar determinada documentación, ciñéndose para ello a las instrucciones generales que ha emitido o emita este Organismo en cuanto a la mantención temporal de documentación, conlleva la autorización para eliminar la documentación original respectiva, siempre y cuando se haya cumplido el período de diez años, como mínimo, contados desde la última atención efectuada al paciente, conforme al artículo 17 del Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas consignado en el D.S. Nº 161, de 1981 y modificado por el Decreto Nº 129, de 1989, ambos del Ministerio de Salud