Dictamen 1289-1994
Esa Superintendencia ha solicitado a este Organismo su opinión sobre un proyecto de
circular que imparte instrucciones a las Instituciones de Salud Previsional, sobre
el período de conservación de las licencias médicas y el procedimiento de microfilmación
de las mismas.
En el citado proyecto de circular, ese Organismo, basándose en normas contenidas en
la Ley Nº 18.845, D.F.L. Nº 4, de 1991 de Ministerio de Justicia y D.S. Nº3, de 1984,
del Ministerio de Salud, dispone que las licencias médicas con su respectiva autorización
deberán conservarse en archivo al menos durante el período de cinco años, de acuerdo
a la norma de prescripción general contenida en el artículo 2515 del Código Civil,
contando desde la fecha de término de la misma, teniendo presente que las licencias
médicas continuadas se consideran como una sola.
Además, el proyecto señala que dichos documentos podrán reproducirse en forma de microfilmes
o micrograbaciones, poniendo en las ISAPRE a disposición de los fiscalizadores de
esa Superintendencia, los equipos necesarios para la lectura y reproducción de las
licencias médicas microcopiadas.
Sobre el particular, esta Superintendencia cumple en manifestar que, en términos generales,
concuerda con lo instruido en el proyecto de circular de que se trata, excepto en
lo relativo a la normativa legal en la que se funda.
En efecto, y tal como lo ha sostenido este Organismo en Ordinario Nº 5386, de 16 de
julio de 1990, el D.L. Nº 2412, de 1978, que establece normas sobre recuperación y
actualización de cuentas y registros individuales de imposiciones, se encuentra plenamente
vigente respecto de las instituciones de previsión, ya que constituye una ley especial
cuyas normas deben aplicarse preferentemente frente a las disposiciones de la Ley
Nº 18.845, la que en su artículo 10, reconoce expresamente que las disposiciones de
esa ley se entenderán sin perjuicio de lo dispuesto en leyes de carácter especial
dictadas sobre la misma materia. De esta manera, las entidades de previsión, conforme
a lo establecido en el artículo 2º del citado decreto ley, previa autorización de
este Organismo, pueden microfilmar o reproducir electromagnéticamente los documentos
entregados a su custodia.
Respecto de la aplicación del D.L. Nº 2412 a las Instituciones de Salud Previsional,
cabe señalar que éstas constituyen instituciones de previsión, toda vez que otorgan
prestaciones de seguridad social en el ámbito de la salud. Además, se debe recordar
que la Contraloría General de la República, mediante Dictamen Nº 28.763, de 25 de
octubre de 1989, señaló que tanto los Servicios de Salud como las Instituciones de
Salud Previsional, al ejercer funciones relativas a la autorización de las licencias
médicas y especialmente al otorgar subsidios en esos períodos, se encuentran desarrollando
una labor de índole previsional y, en consecuencia, debe sujetarse a las instrucciones
emanadas del órgano que por ley, se encuentra, de un modo general, encargado de la
interpretación de las normas previsionales, esto es, la Superintendencia de Seguridad
Social.
De acuerdo a lo señalado, si bien esta Superintendencia coincide con los plazos señalados
en el proyecto de circular de que se trata, estima que la conservación y microfilmación
de las licencias médicas, así como la de las planillas de cotizaciones efectuadas
sobre los subsidios por incapacidad laboral deben ceñirse al procedimiento del citado
decreto ley.
No obstante lo anterior, esta Superintendencia se permite formular alcances al proyecto
de circular respecto de las licencias médicas tipo 3 y 4, esto es, por reposo maternal
y enfermedad grave del hijo menor de un año, ya que el documento de la licencia médica,
acredita la procedencia de un subsidio que es de cargo del Fondo Unico de Prestaciones
Familiares y Subsidios de Cesantía, por lo que sería conveniente, para facilitar los
procedimientos de auditoría que desarrolla este Organismo, que dichas licencias médicas
se microprocesen en forma separada de las de otro tipo, como asimismo que los documentos
originales se archiven y encuadernen también en forma separada.
Asimismo, sería conveniente que se amplíen las facilidades para conocer y copiar la
documentación microfilmada, incluyendo a los fiscalizadores de este Servicio, al que
le compete la administración y tuición del Fondo Unico de Prestaciones Familiares
y Subsidios de Cesantía, con cargo al cual se financian los subsidios señalados en
el párrafo precedente.
Finalmente, se observa la conveniencia de que la conservación y microfilmación de
las planillas de pago de cotizaciones correspondientes a los períodos de incapacidad
laboral, se efectúe de acuerdo al mismo procedimiento establecido en el D.L. Nº2.412,
por la importancia que reviste para los imponentes, en caso que la respectiva Institución
de Previsión no registre dichos períodos.
Lo anterior, es cuanto este Organismo puede informar sobre la materia
