Dictamen 5109-1994

Ud. ha recurrido a esta Superintendencia solicitando autorización para microfilmar las licencias maternales y por enfermedad grave de hijo menor de un año y destruir posteriormente los originales. Expresa que mantiene archivados los originales de las citadas licencias tramitadas desde 1986, lo que ocupa un gran espacio físico. Asimismo, solicita se le indique cuál es el plazo por el cual debe mantener en archivo las licencias.
Sobre el particular, esta Superintendencia manifiesta que el D.L. Nº2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión podrán, previa autorización de este Servicio, microfilmar la documentación entregada a su custodia. Agrega que con la misma autorización puede destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados.
En mérito de lo expuesto, esta Superintendencia autoriza a esa Isapre para microfilmar y posteriormente destruir las licencias médicas maternales y por enfermedad grave de hijo menor de un año que mantiene archivadas, con las limitaciones y según el procedimiento que más adelante se señala.
Los originales de las licencias señaladas podrán ser eliminados sólo cuando hayan transcurrido 5 años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles. Lo anterior de conformidad al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.
Antes de proceder a la eliminación, es necesario que esa Entidad proceda a la inutilización de los antecedentes objeto de la misma y a levantar un acta con el detalle de los períodos que comprenden, numeración interna y demás información útil al efecto.
Cabe hacer presente, por último, que en ningún caso podrán eliminarse los originales de aquellas licencias que fueren objeto de reclamaciones de cualquier especie o de juicio ante los Tribunales de Justicia. Lo anterior hasta que la reclamación o el juicio, en su caso, se encuentren totalmente terminados y ejecutoriada la resolución recaída en ellos