Dictamen 31661-2003

1.- Esa Mutualidad ha recurrido a esta Superintendencia, solicitando un pronunciamiento acerca de si sería posible eliminar las Declaraciones Individuales de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales que mantiene en archivo, atendido el volumen de dicha documentación y las limitaciones de espacio físico destinado al efecto.

Al efecto, plantea las siguientes condiciones para su eliminación: a) Sí bastaría con que se haya cumplido el propósito de notificar la ocurrencia del siniestro, ya que tal información sería traspasada a otros documentos, como por ejemplo, la respectiva ficha clínica; b) Si sería necesario mantener la documentación referida durante, a lo menos cinco años, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 2524 y 2525 del Código Civil; c) Si bastaría con microfilmar tales documentos, sin esperar el lapso antes indicado, conforme al procedimiento establecido por el D.L. N° 2.412, de 1978.

2.- Sobre el particular, este Organismo debe expresar que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que con la misma autorización pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

De acuerdo con lo anterior y con lo que ha señalado esta Entidad en situaciones análogas (v .gr. Oficio Ord. N° 8.964, de 1997, acerca de licencias médicas y Oficio Ord. N° 9.429, de 1993, respecto de fichas clínicas, exámenes de laboratorio y radiológicos, resúmenes que prepara el médico tratante para proponer el grado de incapacidad de un trabajador, preinforme del médico evaluador de la Comisión Evaluadora de Incapacidades y resolución de incapacidad emitida por dicha Comisión), esta Superintendencia debe expresar que aprueba la eliminación de los documentos referidos, para lo cual resultará menester que se cumplan las condiciones que se indican a continuación.

a) Que se cumpla con el proceso de reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412, que en la especie debiera ser mediante scanner de las Declaraciones, que es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información contenida en el documento original (por ejemplo la letra chica);
b) Que hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles y,
c) Deberá tenerse presente que no podrán eliminarse los originales de aquellas Declaraciones, que fueren objeto de reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia, hasta que la reclamación o el juicio en su caso, se encuentren totalmente terminados y ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

Finalmente, esta Entidad debe instruir a esa Mutualidad para que mantenga un respaldo en Base de Datos, de la información que se contiene en las Declaraciones de que se trata, a lo que debe agregarse que la mantención de una Base de Datos y del procedimiento de scanner, también deberá cumplirse con las declaraciones que se originen en lo sucesivo.

3.- En consecuencia y con el mérito de las consideraciones que anteceden, esa Asociación deberá ajustarse en la materia de que se trata a las pautas señaladas precedentemente.