Dictamen 30001-2008
1.- La Secretaría Regional Ministerial de Salud de la Región Metropolitana, se ha
dirigido a esta Superintendencia, solicitando que se le informe directamente a los
señores Presidentes de las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez de la Región
Metropolitana y al de la Subcomisión de Medicina Preventiva e Invalidez Metropolitana
de Santiago Centro, sobre las instrucciones vigentes, para proceder a la eliminación
de documentos de carácter previsional, específicamente, de las apelaciones de las
Instituciones de Salud Previsional, de las licencias médicas y otros documentos, que
se indican en el listado que se adjunta.
Agrega que la Contraloría General de la República ha informado en su Circular Nº 28.704,
de 1981, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos,
que la materia en consulta, es de la competencia de esta Superintendencia, en relación
a las materias que incidan en situación planteadas por las instituciones de previsión
que fiscaliza, y en virtud de ello, se debe contar con la autorización previa, de
este Organismo, para proceder a la eliminación de los documentos en cuestión.
2.- Al respecto esta Superintendencia manifiesta que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece
que las Instituciones de Previsión podrán, previa autorización de este Servicio, microfilmar
la documentación entregada a su custodia. Agrega que con la misma autorización se
pueden destruir los originales, una vez que hayan sido microfilmados.
En consecuencia, esta Superintendencia autoriza a esa Compin y a esa Subcomisión para
microfilmar y posteriormente destruir las licencias médicas, documentos relativos
a subsidio por incapacidad laboral y demás documentación anexa que mantiene archivada,
con las limitaciones y según el procedimiento que a continuación se señala.
Los originales de las licencias médicas y los documentos relativos a subsidios por
incapacidad laboral, sólo podrán ser eliminados cuando hayan transcurrido 5 años contados
desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles. Lo anterior,
de acuerdo al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código
Civil. Sin embargo, todas aquellas licencias médicas que tengan más de 5 años seguidas
sin interrupción por licencias continuadas con menos de 5 años, no deben ser eliminadas
hasta que la última de ellas cumpla con el plazo de prescripción.
Una vez efectuada la microfilmación de los documentos y antes de proceder a su eliminación,
es necesario que esas Entidades procedan a la inutilización de los antecedentes objeto
de la misma y a levantar un acta con el detalle de los períodos que comprenden numeración
interna y demás informaciones útiles al efecto.
Se hace presente que en ningún caso podrán eliminarse los originales de aquellas licencias
que fueran objeto de reclamaciones de cualquier especie o de juicio ante los Tribunales
de Justicia, hasta que la reclamación o juicio, según el caso, se encuentre totalmente
terminadas y ejecutoriada la resolución recaída en ellos.
En todo caso las licencias por reposo maternal y enfermedad grave de hijo menor de
un año, en que el subsidio respectivo es de cargo del Fondo Unico de Prestaciones
Familiares y Subsidios de Cesantía, sería conveniente con el objeto de facilitar los
procedimientos de auditoría que desarrolla este Organismo, que dichas licencias y
subsidios se microprocesen en forma separada a las de otro tipo, como asimismo, los
documentos originales se archiven y encuadernen también en forma separada.
3.- Finalmente, este Organismo cumple con manifestar que esas Entidades deben conservar
en forma permanente los expedientes que contienen antecedentes de orden médico, como
exámenes de laboratorio, peritajes e informes médicos, libros de actas, en los cuales
constan las sesiones en que se trata la irrecuperabilidad o invalidez y las resoluciones
que emiten dichas declaraciones, junto con los trámites de jubilación de orden médico
(I. N. P. o A. F. P.), ya que esos antecedentes pueden servir de base al otorgamiento
de los beneficios previsionales
