Dictamen 50163-2011

1.- La Dirección del Trabajo ha remitido a esta Superintendencia, por corresponder, la consulta que le formulara esa Empresa, respecto del lapso de tiempo durante el cual estaría obligada a conservar "...la documentación laboral y antecedentes personales y de ocupación de sus ex trabajadores. Especialmente, se solicita consultar por la documentación que detenta ENACAR S.A. por ex trabajadores que laboraron en el período en que esta Empresa fue Administradora Delegada del Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Ley Nº 16.744 por el tema de reevaluación de accidentes y/ o enfermedades profesionales que estos ex trabajadores eventualmente pudieran solicitar a los organismos pertinentes...".

Hace presente la aludida Dirección, que por "vía paralela" respondió a esa Empresa mediante su Ordinario Nº2.549, de este año (del cual adjunta fotocopia), respecto de la conservación y exhibición de la documentación laboral, pronunciamiento en el cual concluye que "...la conservación y exhibición de la documentación, como obligación del empleador, puede exigirse dentro del plazo de 5 años, contados desde el término de los respectivos servicios, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que declare prescritos los derechos legales o convencionales que eventualmente se reclamen.".

2.- Sobre el particular, este Organismo debe expresar, en forma previa, que resulta pertinente hacer presente que esta Entidad se ha pronunciado en otras ocasiones ante consultas similares, como, por ejemplo, a través de Ordinario N° 6.284, de 2006 e, incluso, por Ordinario N° 13.709, de 1998, ante una presentación de esa propia Empresa.

Por medio del citado Oficio N°6.284 y ante una consulta de una COMPIN sobre el "...plazo legal de permanencia en archivo de antecedentes y radiografías de la Ley N°16.744.", esta Entidad se refirió a las obligaciones que impone el D.L. Nº2.412, de 1978, a las Instituciones de Previsión respecto del procedimiento que deben seguir para eliminar "...la documentación entregada a su custodia..." y también, en dicho pronunciamiento se hizo alusión a lo resuelto por esta Entidad respecto de la eliminación de antecedentes como los de que se trata (v. gr. Oficio Ord. N°8.964, de 1997, acerca de licencias médicas y Oficio Ord. N°9.429, de 1993, respecto de antecedentes médicos y también con lo señalado acerca de las DIATEP - v.gr. Oficio N° 31.661, de 2003 -, como lo indicado en el Ord. N°43.369, de 2004).

A su vez, a raíz de una presentación de esa Empresa (motivada por el cese de su calidad de administrador delegado que había detentado hasta el 31 de julio de 1997 y a la cual se le puso término, previa renuncia suya, por Resolución Exenta Nº589, de 17 de junio de ese año, de este Organismo), a través del citado Oficio N° 13.709, se respondió a su solicitud - entre otras consultas - para que se precisara el destino que debían tener los antecedentes ocupacionales que había mantenido esa Empresa (historias ocupacionales, radiografías, informes médicos, etc.), para el caso que fuera otra la entidad que debía reclamar y/o apelar en estos casos. En esa oportunidad, se le señaló que, en lo que se relacionaba con el destino de los antecedentes ocupacionales de sus ex trabajadores, se estimaba que para que el ex Instituto de Normalización Previsional pudiera entablar las reclamaciones respecto a lo resuelto por las COMPIN, dicha documentación debía serle proporcionada en copia; ello, porque se puntualizó que, una vez que cesa la calidad de administrador delegado de la Ley Nº16.744, la Empresa delegataria no debe seguir actuando como tal y el Organismo delegante debe reasumir su rol original y, por tal razón, correspondía dicho Organismo interponer las reclamaciones y/o apelaciones respecto de lo que se resuelva sobre las calificaciones, evaluaciones, reevaluaciones y revisiones de incapacidades de sus trabajadores.

Asimismo, en el citado Ordinario N° 13.709, se hizo presente la subsistencia de obligaciones para la Empresa, no obstante que terminaba su calidad de administrador delegado, teniendo en cuenta, por una parte, lo dispuesto por artículo 27 del D.S. Nº101, de 1968, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que preceptúa que los subsidios e indemnizaciones que se estuvieren pagando al momento de la revocación serán de responsabilidad de la entidad empleadora hasta su extinción y, por otra, lo señalado por el artículo 70 del mismo D.S. Nº 101, que establece la obligación para las empresas con administración delegada de concurrir al pago de las indemnizaciones respectivas y de enterar las mismas dentro del plazo que indica.

Conforme a lo anterior, teniendo en cuenta pronunciamientos como los referidos y sin perjuicio de las obligaciones que establece al efecto el citado D.L. N°2.412 para las Instituciones de Previsión, este Organismo debe señalar -concordando de alguna manera con lo que en su ámbito de facultades manifestó la Dirección del Trabajo - tal como también lo ha indicado con antelación, que la documentación a que se refiere la consulta, debe ser mantenida por esa Empresa por, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de aquellos beneficios que se otorgan periódicamente, caso en el cual los cinco años deben contarse desde que el beneficiario haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado.

Además, en el caso de los antecedentes médicos y de acuerdo a lo instruido por este Organismo (v.gr. Oficio Ord. N°9.429, de 1993), estos deben conservarse en original, por el plazo de diez años; tales antecedentes estaban constituidos por las fichas clínicas, los exámenes de laboratorio y radiológicos, los resúmenes que prepara el médico tratante para proponer el grado de incapacidad de un trabajador, el pre-informe del médico evaluador de la Comisión Evaluadora de Incapacidades y la resolución de incapacidad emitida por la mencionada Comisión. Tal como se indicara en el citado Oficio 9.429, el aludido plazo de diez años, como mínimo, debe contarse desde la última atención efectuada al paciente, conforme al artículo 17 del Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas, contenido en el D.S. Nº161, de 1982, modificado por los D.S. Nºs. 129 y 570, de 1989 y 1998, todos del Ministerio de Salud. Transcurrido el plazo antes indicado, se deberá microfilmar la documentación señalada , acorde a lo establecido en el artículo 2° del D.L. N°2412, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social (cuya última versión data del 22 de enero de 1981).

Asimismo y según ya se ha instruido al efecto (Ordinario N°6.284, de 2006), deberá tenerse en cuenta que no deben eliminarse los originales de aquellos antecedentes, que fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

3.- Por tanto, esa Empresa deberá atenerse en la materia de que se trata a las pautas que anteceden.