Dictamen 21482-2014

1.- Esa Dirección ha expresado que posee registros en papel por las cotizaciones pagadas por cada uno de sus funcionarios activos (Carabineros de Chile, Policía de Investigaciones y DIPRECA), durante los años 1941 al 1998, registros que desde el año 1999, se encuentran cargados en el sistema de imposiciones.

Agrega que en el año 2010, escaneó la información previsional y que existe documentación que por su antigüedad hace imposible su uso, debido al deterioro de la misma, razón por la cual el Departamento de Imposiciones de DIPRECA trabaja y certifica la documentación con la información digitalizada en el año 2010.

Asimismo, señala que en el evento que no cuente con la información necesaria para certificar la vida impositiva o las últimas 12 cotizaciones (certificado de renta para bonos de reconocimiento), solicita a la institución de origen, certificar los datos respectivos.

Por otra parte, indica que en la documentación en custodia existen minutas de traspaso de imposiciones efectuados por las Administradoras de Fondos de Pensiones y que cada traspaso, generó un expediente por cada beneficiario que solicitó dicho traspaso. Además, desde la creación del sistema de pensiones del D.L. N°3.500, de 1980, DIPRECA tiene un registro electrónico con las imposiciones traspasadas por cada funcionario, con el número de expediente que generó el proceso.

Indica que en aquellos casos en que un beneficiario solicita el reconocimiento de un traspaso, del cual el Departamento de Imposiciones no tiene registro, por la antigüedad de la documentación que imposibilita su uso manual, solicita la información a la A.F.P. correspondiente y, en el evento, que la Administradora no posea la información, ésta es solicitada a la Superintendencia de Pensiones, esto es, copia de cartolas históricas y oficio valor del envío de las imposiciones.

Agrega que existe otra clase de documentación previsional desde el año 1950 al 1998, de los funcionarios de nombramiento institucional en Carabineros de Chile, ya que dicha institución registraba en tarjetas toda la línea previsional de cada funcionario, incluyendo los sucesos de su vida funcionaria hasta la baja respectiva, información que a la fecha no es utilizada por DIPRECA, dado que cuando se requiere algún antecedente para certificar la línea impositiva de un funcionario que no esta en el sistema de imposiciones, solicita la relación de servicios a Carabineros de Chile, la que es verificada con los respaldos digitalizados de las cotizaciones pagadas en esa institución.





Por lo expuesto, esa Dirección solicita a esta Superintendencia informar la documentación previsional que puede ser eliminada, por no disponer de espacio físico para almacenarla, que no es utilizada y que se encuentra muy mal conservada.

2.- Sobre el particular, esta Superintendencia debe manifestar que el artículo 2° del D.L. N°2.412, de 1978, dispone que las Instituciones de Previsión podrán, previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que con la misma autorización pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos y que los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

Por otra parte, analizado el concepto de microforma, contenido en el artículo 1° de la Ley N°18.845 que señala que "es cualquier alternativa de formatos de películas fotográfica, microfilmes u otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales como producto del proceso de microcopia o micrograbado y que sean susceptibles de ser reproducidas" puede entenderse, en consecuencia, que abarca los conceptos de microfichas o imágenes -que son mecanismos para microfilmar o reproducir electromagnéticamente- a que ese Instituto alude.

Conforme a lo anteriormente señalado, se concluye que se acoge la solicitud de autorización de eliminación de la documentación referida en el entendido que ese Instituto deberá proceder en conformidad con el artículo 2° del D.L. N°2.412 y la Ley N°18.845, antes indicados, esto es, microfilmando o reproduciendo electromagnéticamente dicha información en forma previa a su destrucción y procurando garantizar la durabilidad, indelebilidad, integridad, legibilidad y fidelidad en medida equivalente al original.