Dictamen 31611-2018

1.- Mediante el oficio de antecedentes, el Servicio de Salud solicita un pronunciamiento de esta Superintendencia en relación con la posibilidad de que su Servicio de Bienestar proceda a la digitalización de documentos, como formularios de ingresos y egresos con sus respectivos antecedentes de respaldo, solicitudes de beneficios, facturas, boletas, recetas, entre otros. Lo anterior, en razón de los espacios físicos insuficientes y el deterioro que afecta a esta documentación, en su almacenaje a través de los años.
2.- Sobre el particular, el proceso de transformar los documentos en papel en una copia electrónica está normado en la Ley N°18.845, la cual establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, que garanticen la duración, indelebilidad, integridad, legilibilidad y fidelidad de las microformas que se usen y la obtención de copia fiel de los documentos, conforme al artículo 2° de dicha Ley y en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N°18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de la Ley N°18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos-.
Por otra parte, en relación con la mejor utilización de los espacios físicos destinados al almacenamiento de documentos, esta Superintendencia ha emitido instrucciones sobre la conservación y eliminación de documentación mediante la Circular N°3133, cuya copia se adjunta; en ella, se establecen los registros y documentos que debe conservar la entidad respectiva y los que puede eliminar, de acuerdo con el tipo de documentación y circunstancias existentes al momento de decidir su conservación o eliminación.
A su vez, el dictamen N°23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N°18.845.
Igualmente, dado el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el artículo 1°, inciso segundo, de la ley N°19.799, por el dictamen N°81.069, de 2013, de la C.G.R. se concluyó que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos.
Ahora bien, tal como se indica en el dictamen N°9.758, de 2013, de la Contraloría General de la República, tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa u organismos estatales funcionalmente descentralizados, como ocurre con los Servicios de Salud, la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al Director del Servicio -a través de la dictación del acto administrativo pertinente y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva-, en esta situación, al Director de dicho Servicio de Salud.
3.- En consecuencia, en cuanto a la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a dicha institución, por un sistema de tecnología más avanzada como ocurriría en la especie con la digitalización de documentos, esta Superintendencia no ve inconvenientes en que el Servicio de Bienestar del Servicio de Salud realice la digitalización de los documentos y antecedentes que debe mantener en su archivo, en la medida que el método a utilizar garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas, tal cual lo señalado en el artículo 2° de la ley N°18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos y que dicho proceso se encuentre autorizado por el Director del Servicio.