Dictamen 41820-2018

1.- Ha consultado usted a esta Superintendencia, si resulta jurídicamente factible que el Servicio de Bienestar que individualiza, emita y utilice procedimientos electrónicos, con firma electrónica, para el otorgamiento de beneficios sociales y créditos sociales por parte de su Departamento de Bienestar, en virtud de lo dispuesto en la Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma.
2.- Requerida al efecto, la empleadora informó respecto del servicio que ofrece la empresa de firma electrónica, que el Servicio de Bienestar de dicha entidad se encuentra gestionando mejoras en su sistema informático, las cuales actualmente no contemplan el uso de firma electrónica. Agrega que de ser necesario proveer tal prestación, ella debe actuar en armonía con el marco jurídico que rige la materia, esto es, entre otras, la Ley N°19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios) y su reglamento.
3.- Al respecto, esta Superintendencia señala que la utilización de documentos electrónicos por organismos públicos, se encuentra regulada en el artículo 6° de la Ley N° 19.799, inserto en su título II, referente al uso de la firma electrónica por los órganos del Estado, que señala que éstos "podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica".
Asimismo, el artículo 5° de la Ley N° 19.880, señala que "el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia". Por su parte, el artículo 18 del mismo cuerpo legal precisa que "todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o electrónico, en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso". A su vez, el artículo 19 de la Ley N° 19.880 confirma que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos, para lo cual "los órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes".
Por otra parte, el Dictamen N° 39.315 de 24 de octubre de 2001, de la Contraloría General de la República, señala que el uso de tecnologías de información resulta procedente para el apoyo de labores administrativas (postura que encuentra su fundamento en los principios de eficiencia y eficacia en el actuar de los organismos públicos, consagrados en los artículos 3°, 5°, 8° y 11 de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado), en la medida que se reúnan tres condiciones:
a) Que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en la medida que estas normas específicas no obsten a dicha posibilidad.
b) Que el servicio que pretende hacer uso de ellas cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y
c) Que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información

4.- En mérito de lo expuesto, esta Superintendencia manifiesta que el Departamento de Bienestar de la empleadora de que se trata, con plena sujeción a la Ley N° 19.799, puede emitir y utilizar procedimientos electrónicos, con firma electrónica, para que sus afiliados puedan solicitar el otorgamiento de sus beneficios y él emitir su resolución.