Concordancia con Circulares: Circular Nº 28704, de 1981, de la Contraloría General
de la República
A raíz de un requerimiento formulado por esta Superintendencia en el sentido que esa
Entidad efectuase una completa revisión de los subsidios por reposo maternal pagados
a contar de enero de 1989 a la fecha, a objeto de detectar diversos errores que se
habían producido en la determinación y pago de este tipo de beneficios, y reliquidar
éstos en conformidad con las disposiciones legales vigentes e instrucciones impartidas
sobre la materia, se ha manifestado la imposibilidad material de realizar esta regularización
en lo que dice relación con el año 1989, por cuanto no se cuenta con las planillas
de cálculo correspondientes, documentación que de acuerdo a la práctica imperante
se mantiene sólo por un plazo de seis meses.
Por otra parte, cabe agregar que como resultado de la auditoría practicada por este
Organismo en Septiembre de 1990 destinada a verificar si existían impedimentos para
que la Contraloría General de la República procediese a levantar las pólizas de fianza
de dos ex-funcionario que se desempeñaban en esa institución como giradores de la
cuenta única fiscal, también se detectó la ausencia de licencia médicas del período
septiembre de 1985 a mayo de 1988, fotocopias de cheques emitidos por concepto de
subsidios maternales y los respaldos documentales de los beneficios contabilizados
por el período septiembre a diciembre de 1985, información toda que por distantes
razones había sido eliminada y, en consecuencia, no se contaba con dicho respaldo.
Frente a lo anterior, como cosa previa se debe expresar que por Circular Nº 28.704,
de 27 agosto de 1981, la ya mencionada Contraloría ha resumido las principales disposiciones
tanto de carácter general como especial que deben tenerse presente en materia de eliminación
de documentos, así como las recomendaciones e indicaciones que este Organismo ha sugerido
a los diferentes entes sujetos a su fiscalización.
En dicha Circular se especifica que respecto de la eliminación de documentos de carácter
previsional, ello se regula por instrucciones que dicte o haya dictado esta Superintendencia
en su calidad de autoridad técnica de control de las instituciones públicas de previsión
y de los Servicios de Salud conforme a lo dispuesto en su Ley Orgánica Nº 16.395 de
1965.
Ahora bien, este Servicio entiendo que esa Entidad como participante en la administración
del Fondo de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, y operando con fondos
públicos, a lo menos debe atenerse a ciertas pautas básicas que se emitan en materia
de mantención de documentos y, por tanto, antes de proceder a eliminar aquella documentación
legal, contable o administrativa, debe efectuar una inspección y selección minuciosa
de sus antecedentes, con el objeto de no deshacerse de documentos y comprobantes cuya
reposición o ausencia de los mismos, le represente lesiones a sus intereses a los
de los entes públicos.
Específicamente, y como una norma de carácter general, este Organismo estima que la
documentación sustentatoria de los cobros efectuados al referido Fondo Único debe
mantenerse como mínimo por un plazo de cinco años y, si esa institución estimare que
esos documentos relacionados con subsidios maternales no le son necesarios para efectos
de control, comprobación y/o estadísticos y desea deshacerse de ellos antes de dicho
plazo, deberá solicitar la autorización correspondiente a esta Superintendencia precisando
en forma primordial su naturaleza y período al cual corresponde.
Finalmente, atendido que se hace mención a un plazo de seis meses como lapso máximo
de mantención de las planillas de cálculo de los subsidios, relacionándolo con el
período de prescripción de las licencias médicas, este Organismo cumple con precisar
a esa Entidad que entiende que dicho plazo está referido a aquél establecido en el
artículo 24 de la Ley Nº 18.469, es decir, el lapso durante el cual se tiene derecho
a impetrar el subsidio por incapacidad laboral, el que prescribe en seis meses desde
el término de la respectiva licencia, plazo y materia que no tiene relación alguna
con la mantención de la documentación respaldatoria de este tipo de beneficios ó su
eventual eliminación
