Dictamen 12141-1992

Esa Mutualidad de Empleadores ha puesto en conocimiento de este Servicio que ha procedido a microfilmar los formularios de declaración y pago de cotizaciones, correspondientes a los años 1980 a 1986, ambos inclusive. Lo anterior -señala- considerando la autorización concedida a esa Institución por los Oficios Nºs 1451 de 1981 y 5854 de 1985; y las instrucciones generales impartidas por los Oficios Nºs 1474 de 1981; 6849 y 1986 y 5386 de 1990; todos de esta Superintendencia.

Agrega esa Mutualidad que, a su entender, con la autorización conferida para microfilmar la documentación especificada, también se estima autorizada para proceder a la eliminación de los originales de aquélla y que, en el evento que este Organismo no concuerde con su criterio, solicita formalmente la autorización para eliminar las planillas indicadas, correspondientes a los años 1980 a 1986, ambos inclusive.

Sobre el particular, esta Superintendencia expresa que concuerda con el planteamiento de esa Mutualidad, en el sentido que la autorización dada específicamente a esa Institución mediante el Oficio Nº 1474/81, de concordancias, para microfilmar determinada documentación como la tipificada en su Oficio-solicitud de ese mismo año y que además se ciña a las instrucciones generales que ha emitido o emita este Organismo en cuanto a mantención temporal de documentación, conlleva la autorización para eliminar la documentación original respectiva, una vez cumplidos los períodos legales mínimos de conservación de ella y los demás requisitos previos establecidos en los diversos instructivos que sobre el particular ha emitido esta Superintendencia.

Del análisis de la materia planteada por esa Corporación en esta ocasión y debido a la incidencia que el presente dictamen tiene en la conservación de documentos, ha surgido la necesidad de precisar que la autorización solicitada mediante su Oficio Nº 070.177/81, de 3 de abril de 1981, para microfilmar, entre otra, la documentación del área Hospital que especifica (Ficha Médica, sobre Rayos X y Tarjetas Médicas) y la correspondiente aprobación de este Organismo, deben entenderse afectadas a contar de la vigencia de la Ley Nº 18.269, que reemplazó al art. 58 de la Ley Nº 16.744, facultando a las Mutualidades para declarar, evaluar, reevaluar y revisar las incapacidades permanentes derivadas de accidentes laborales de sus afiliados.

Al efecto, esa Entidad debe determinar formalmente, de acuerdo a las citadas modificaciones a la Ley 16.744, que documentación original debe ser mantenida permanentemente y cual podrá ser eliminada una vez cumplidos los plazos de prescripción, previa microfilmación o simplemente ser destruida sin necesidad de ser previamente reproducida.

Sobre el particular, se hace presente que por OF. 7765, de 1988, de esta Superintendencia dirigido al Sr. Director del Servicio de Salud Metropolitano Occidente, especificando la documentación original de orden médico que debe ser conservada permanentemente.