Dictamen 880-2021

1.- Por el Oficio de antecedentes, un Servicio Público consulta por cuanto tiempo los afiliados deben conservar los documentos originales de respaldo de los beneficios solicitados digitalmente al Servicio de Bienestar.

2.- Al respecto, esta Superintendencia por el Oficio de concordancia autorizó a todos los Servicios de Bienestar que fiscaliza, para aceptar escaneada la documentación que respalda el otorgamiento de beneficios a sus afiliados, siempre que estén timbradas y/o firmadas, según corresponda, y que el Servicio de Bienestar mantenga las medidas adecuadas de control y resguardo de la información digital recibida.

Además, señaló que, en todo caso, los Servicios de Bienestar deben exigir a sus afiliados tener disponibles los originales para eventuales futuras revisiones, porque si en esas revisiones no pueden mostrar los documentos originales, los beneficios podrían ser rechazados y tener que devolver los montos entregados.

Ahora bien, los afiliados deben conservar los originales de los documentos de respaldo de los beneficios solicitados digitalmente al Servicio de Bienestar, por el plazo de 5 años conforme a los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.

No obstante, cuando pase este período de pandemia, los Servicios de Bienestar deberán comunicar a sus afiliados que pueden llevarles los originales de dichos documentos, a fin que la conservación de los mismos pase a ser responsabilidad del respectivo Servicio de Bienestar.

También los afiliados podrán exhibir los originales, a fin que el Servicio de Bienestar pueda verificar y certificar que se tuvo a la vista el documento original, como se hace con las fotocopias, en conformidad a la Circular 1233 de Cotejo de documentos, de fecha 20 de diciembre de 1991. Cumplido esto ya no será necesario seguir conservando los originales de los documentos.