Dictamen O-01-S-00328-2026

1.- Mediante Oficio de antecedentes, el Servicio de Salud que se indica, solicitó orientación a esta Superintendencia sobre la siguiente situación que actualmente afecta a su Servicio de Bienestar:

Durante los últimos años, anteriores al 2021, el Servicio de Bienestar enfrentó inestabilidad en el área contable, registrando el paso de cuatro contadores distintos.

Dos de ellos permanecieron por un tiempo breve, siendo desvinculados por no cumplir con el perfil requerido. Finalmente, mediante concurso público, se incorporó contadora (2021) que ha logrado regularizar y mantener al día los estados financieros y contables.

Sin embargo, las deficiencias acumuladas en los procesos anteriores generaron inconsistencias contables que aún se mantienen, especialmente en la cuenta "Cuentas por pagar a casas comerciales", cuyas observaciones se detallan a continuación y en detalle en documento adjunto:

-La cuenta presenta registros pendientes desde al año 2010 hasta el año 2020, los cuales no ha sido posible aclarar ni respaldar con documentación vigente.

-Existen montos pendientes de pago a casas comerciales que ya no se encuentran vigentes, y que en su momento no exigieron cobro alguno (2 empresas), permaneciendo los saldos abiertos en los estados contables.

-Se detectaron diferencias entre los valores descontados a funcionarios y los montos finalmente pagados en convenios dentales y de gimnasio, lo que generó saldos negativos en la cuenta.

Además el Servicio de Salud señala que conforme a lo establecido en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil, la prescripción extintiva de acciones personales es de cinco años, por lo que gran parte de la documentación respaldatoria ya no se encuentra disponible.

En atención a lo anteriormente expuesto, el Servicio de Salud bajo su dirección requiere orientación respecto a cómo proceder para depurar y regularizar esta cuenta contable de arrastre, de modo de reflejar adecuadamente la situación financiera del Servicio de Bienestar.

2.- Sobre el particular, este Organismo manifiesta lo siguiente:

2.1. Aplicación de la Prescripción Extintiva:

Conforme a lo establecido en el apartado 21050 Acreedores Varios, del número 2.2, del título IV, del libro IV, del Compendio de normas citado en fuentes, si han transcurrido cinco años y, habiéndose realizado todas las gestiones para dar cumplimiento a las obligaciones, los saldos aún permanecen en el pasivo circulante, debe aplicarse la prescripción establecida en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil, contabilizándose como ingresos.

Tratándose de cuentas por pagar a casas comerciales que superen dicha antigüedad, y una vez agotados todos los medios de verificación posibles para determinar el origen de las mismas o ubicar a los acreedores sin éxito, corresponde extinguir el pasivo.

Contablemente, cada partida debe ser analizada individualmente y, de ser procedente la prescripción, el monto deberá reconocerse en los resultados del ejercicio actual bajo el concepto de "Otros Ingresos". Lo anterior no se aplica a obligaciones por descuentos recibidos de los afiliados; en ese caso, una vez prescrita la deuda, se debe devolver al afiliado el monto que remitió y que la empresa no cobró.

2.2. Tratamiento de Saldos de Casas Comerciales No Vigentes:

En el caso específico de entidades como empresas que ya no se encuentran vigentes y no exigieron cobro alguno por más de cinco años, se refuerza la aplicación del criterio de prescripción antes señalado. Es imperativo que el Servicio de Bienestar deje constancia documentada de las gestiones realizadas para intentar aclarar estos saldos antes de proceder a su regularización.

2.3. Regularización de Saldos Negativos y Diferencias Contables

Respecto a los saldos negativos detectados (cuentas de pasivo con saldo deudor), este Organismo hace presente que ello constituye un inadecuado tratamiento contable que debe ser corregido.

Es fundamental recordar que los Servicios de Bienestar actúan únicamente como intermediarios en los convenios con terceros; su función es recaudar las cuotas mediante descuentos y remitirlas al proveedor. En ningún caso el Servicio de Bienestar debe comprometer su patrimonio pagando deudas de sus afiliados que no ha recibido previamente, ni constituirse en aval de dichas obligaciones, tal como se establece en la sección 21030 Cuentas por Pagar a Casas Comerciales y a Otras Instituciones, del número 2.2, del título IV, del libro IV, del Compendio de Normas citado en fuentes.

En este caso, corresponde depurar cada una de las diferencias y realizar los cobros correspondientes de aquellos importes que no fueron descontados correctamente en su momento a los afiliados por concepto de pago de estos convenios y que fueron asumidos por el Servicio de Bienestar.

Cabe recordar que, según lo señalado en el apartado 12020 Deuda de Dudosa Recuperación, del número 2.2, del título IV, del libro IV, del Compendio de normas citado en fuentes, si se requiere castigar contablemente deudas de difícil recuperación, respecto de las cuales se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro, se hace presente que la facultad contenida en el artículo 19 de la Ley N° 18.382, también es aplicable a las deudas relacionadas con las oficinas de bienestar, en los términos que la citada norma legal establece, acorde con lo expresado por la Contraloría General de la República en su Dictamen N° 23.294, de ese mismo año. En estas circunstancias, la decisión que se adopte en torno a ejercer la referida facultad será de competencia del Ministerio del ramo y del de Hacienda, sin perjuicio de las atribuciones de dicha Contraloría en relación con los fondos públicos que controla.

2.4.- Control Interno:

Se instruye al Servicio de Bienestar adoptar medidas de control preventivo para impedir la generación futura de este tipo de partidas y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente sobre convenios con casas comerciales y tratamiento de cuentas contables.

A su vez, el Servicio de Bienestar, deberá dejar constancia de las acciones realizadas para la regularización de los saldos a los que se ha hecho referencia, en la nota N° 20 Hechos Posteriores, de los estados financieros correspondientes al periodo finalizado el 31 de diciembre de 2025.

Finalmente, se le recuerda que es responsabilidad del Consejo Administrativo velar por la correcta administración y aplicación de los fondos del Servicio de Bienestar, según lo establecido en la letra c) del artículo 29°, del D.S. N° 28, de fuentes.