Dictamen 747-2021

1.- Mediante la presentación de antecedentes, Ud., se ha dirigido a esta Superintendencia solicitando un pronunciamiento respecto de las siguientes materias:

a) ¿Durante la vigencia del contrato de trabajo, cuánto tiempo se extiende la obligación del empleador de conservar la documentación laboral y previsional que emana de la relación laboral?

b) ¿Al Término del contrato de trabajo, hasta cuando se extiende la obligación del empleador de conservar la documentación laboral y previsional que emanó de la relación laboral?

c) ¿Es posible conservar la documentación laboral y previsional de los trabajadores, tanto durante como al término de esta, por medios digitales? Indicar requisitos y condiciones para así proceder.

2.- Sobre el particular, esta Superintendencia puede informar que de acuerdo a lo establecido en el D.F.L. N°2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, corresponde a la Dirección del Trabajo fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones y derechos derivados de los contratos de trabajo de los trabajadores subcontratados, así como el cumplimiento de las normas laborales entre las partes involucradas.

No obstante lo anterior, cabe hacer presente que en materia de conservación de documentación de carácter laboral y previsional derivada de los contratos de trabajo, la Dirección del Trabajo ha establecido mediante Dictámenes 3268, de 22 de agosto de 2014 y 3845, de 27 de julio de 2018 que "el lapso durante el cual el empleador debe conservar la documentación aludida -documentos que derivan de la relación laborales, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones…".

Además, sobre la misma materia, los Dictámenes Nº2682, de 23.06.83, y Nº3648, de 21.09.81, en su oportunidad dejaron establecido que, "los derechos legales o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos".

Reafirma este punto de vista el Dictamen Nº3780/150, de 04.07.96, al concluir que, "las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia".

Por tanto, y de acuerdo a lo señalado anteriormente, el criterio de la Dirección del Trabajo señala que mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, sin perjuicio de que siempre la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente accederse en instancia fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

Cabe advertir, que en el ámbito de las materias sujetas a la fiscalización de la Dirección del Trabajo, el plazo de prescripción más amplio corresponde a aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es, cinco años contados desde el término de la respectiva relación laboral.

Finalmente, y siempre de acuerdo al criterio sustentado por la Dirección del Trabajo, debe tenerse presente que el conjunto de la documentación laboral, podrá traspasarse del formato papel a la versión electrónica, siguiendo las etapas y procedimientos explicados en el Dictamen Nº0155/004, de ese organismo, de 11.01.2016, de tal forma que dicha documentación pueda conservarse en forma segura, y a la vez, que resulte de fácil accesibilidad.

3.- Al respecto, esta Superintendencia ha tenido oportunidad de pronunciarse sobre esta materia, específicamente sobre la conservación y destrucción de documentos, respecto únicamente de los organismos sujetos a su fiscalización.

En este sentido, mediante oficio 621, de 18 de febrero de 2021, se ha señalado lo siguiente:

a) Mediante Oficio N°6.532 de 2019, esta Superintendencia señaló que, "como regla general los documentos que respaldan todos los beneficios que otorgan las Cajas de Compensación deben conservarse hasta por 5 años después de concedidos. Transcurrido dicho plazo y una vez microfilmados o digitalizados, conforme al artículo 2° del D.L. N°2.412 podrán proceder a su destrucción levantando un acta con el detalle de los documentos que serán eliminados, la que debe ser suscrita por el Gerente General de la Caja de Compensación.

La documentación o antecedentes originales que fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o de juicio ante los Tribunales de Justicia, no podrán eliminarse hasta que la investigación, reclamación o juicio se encuentre totalmente terminado y ejecutoriada la resolución recaída en ellos.".

b) La Circular N°2.511, de 2009, en el punto 6 "Expediente" indica que "Lo anterior supone que las entidades administradoras se encontrarán obligadas a conservar todas las solicitudes de asignación familiar que presenten los beneficiarios, así como los documentos de respaldo que éstos hubieren adjuntado a su solicitud o acompañado a la entidad administradora, y tenerlos disponibles para cualquier fiscalización de esta Superintendencia o de la Contraloría General de la República, mientras se mantenga vigente el reconocimiento y hasta 5 años posteriores a su extinción.".

c) Por su parte, la Circular N°2.358, de 2007, modificada, entre otras, por la Circular N°2.390 de 2007 , en el punto 6 "Resguardo de Documentación de Respaldo" precisó que "Las C.C.A.F. deberán mantener archivados por el período de al menos 5 años, contado desde la fecha de término de la respectiva licencia médica, los documentos que respalden el pago de subsidios de las licencias médicas de origen común y maternal suplementario, con sus respectivas autorizaciones, tales como: formulario de licencia médica, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo. Para tal efecto, deberá tenerse presente que las prórrogas de licencias médicas se consideran como una sola.".

d) Finalmente, la Circular N°2.700, de 2010, modificada por la Circular N°2.787 de 2011, en el punto 9 "Resguardo de la Documentación de Respaldo" se indica que "Las entidades pagadoras de subsidios deberán mantener las licencias médicas archivadas por el período de al menos 5 años, contado desde la fecha de término de las mismas, así como los documentos que respalden el pago de subsidios originados en las licencias médicas por reposo pre y post natal, permiso de hasta doce semanas para la trabajadora que tiene a su cuidado a menor de menos de seis meses por haber iniciado un juicio de adopción, y permiso por enfermedad grave del niño menor de un año, tales como: formularios de licencias médicas, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, certificados de nacimiento, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo y planillas de pago de cotizaciones de los períodos de incapacidad laboral. Tratándose de licencias médicas electrónicas la respectiva entidad que se pronuncia deberá almacenar y mantener disponible el documento electrónico propiamente tal. Para efectos del cómputo del plazo de resguardo de la documentación, deberá tenerse presente que las prórrogas de licencias médicas se consideran como una sola."