Dictamen 69256-2006

La Jefa del Servicio de Bienestar del Ministerio Secretaría General de Gobierno, ha solicitado a esta Superintendencia que le instruya acerca de las siguientes materias:

a) ¿Se puede destruir la documentación del Bienestar con más de cinco años de vigencia, si durante ese período se realizó un sumario interno a todo el personal del Bienestar, con las consecuentes medidas disciplinarias?

b) En organismos dependientes Casino y Cabañas. ¿Se puede contratar una persona a través del Servicio de Bienestar, por un período determinado para desempeñarse en el Casino y/o Cabañas, según corresponda con las utilidades de los mismos?

Sobre el particular, este Organismo Contralor cumple con manifestar lo siguiente:

A.- En relación con la consulta señalada en la letra a), del punto 1.- precedente, mediante el Oficio Ord. N° 320, de concordancias, esta Superintendencia impartió diversas normas e instrucciones sobre conservación y eliminación de documentación contable, según se indica en los siguientes puntos:

En el punto 2.1, del citado instructivo, se indican los registros y documentación que debe conservar la Entidad:

a) Los libros principales y auxiliares de la contabilidad general, conforme a los métodos empleados para el registro de las operaciones, llevados en forma manual, mecanizada o computarizada.

b) Comprobantes, actas, escrituras y demás documentos de interés relativos a bienes en poder del Servicio de Bienestar y otros derechos a favor de éste.

En el punto 2.2, del referido instructivo, se enumeran los registros y documentación que puede eliminarse una vez revisados y aprobados definitivamente por esta Superintendencia, o que tengan una antigüedad de más de cinco años:

a) Los originales de los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos de contabilidad, excluidos de éstos los señalados en el punto 2.1 letra b), anterior.

b) Comprobantes, recibos, boletas, correspondencia interna, antecedentes de operaciones financieras, presupuestarias y contables, todos ellos correspondientes a operaciones ordinarias de cada ejercicio contable, que no generen efectos de larga duración. Entre éstos, corresponde señalar a modo de ejemplo, las operaciones relativas a:

-Depósitos y giros en cuentas corrientes;
-Compras y rendiciones de bonos y órdenes del FONASA;
-Solicitudes y autorizaciones de préstamos a corto plazo, amortizados íntegramente;
-Compras y ventas de servicios para los afiliados;
-Solicitudes y autorizaciones de beneficios reglamentarios, de corto plazo o por una sola vez;
-Facturas y cuentas con proveedores, casas comerciales y acreedores en general;
-Resoluciones y modificaciones presupuestarias y registros complementarios;
-Antecedentes estadísticos de beneficios otorgados, de aportes de imponentes y de la Institución.

Los documentos acompañados con el objeto de obtener el reconocimiento y/o pago de beneficios por parte de sus afiliados, podrán ser eliminados siempre que hayan transcurrido cinco años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de aquéllos que se otorgan periódicamente, caso en el cual los cinco años deben contarse desde que el beneficiario haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado. Lo anterior, en conformidad al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.

La copia de los mismos documentos y que se destinan para el manejo administrativo del Servicio, pueden ser eliminadas acorde a las necesidades de los usuarios de las mismas.
En el punto 2.3, del citado instructivo, se señala que no corresponderá eliminar los originales de los documentos o antecedentes en referencia, cuando concurran algunas de las situaciones que a continuación se indican y mientras se mantengan:

a) Las operaciones de cualquier ejercicio contable que no estén íntegramente registradas en la contabilidad general, tanto a nivel de libros principales como auxiliares o, cuando no se han practicado las cuadraturas, balances y estados demostrativos de saldos exigidos en la materia.

b) Los estados financieros y anexos obligatorios que no hayan sido presentados a esta Superintendencia.

c) El resultado de los ejercicios financieros examinados por esta Superintendencia que ha sido motivo de rechazo o abstención en su pronunciamiento, y/o de requerimientos como consecuencia de los problemas detectados.

d) Las operaciones de un ejercicio financiero que son materia de investigación o sumario administrativo, o de juicio ante los Tribunales de Justicia, y ,

e) Situaciones especiales de semejante naturaleza, a juicio de la Entidad, las que deberán ser consultadas a esta Superintendencia.

De la consulta se desprende que el sumario interno que se realizó ha terminado y no existen recursos pendientes en su contra, pues se habrían aplicado las respectivas medidas disciplinarias. En consecuencia, no existirían aquellas operaciones a las que alude la precedente letra d), en tanto actualmente no existe un sumario administrativo o investigación en desarrollo, de lo que se puede concluir que tales antecedentes se pueden eliminar.

En cuanto a la consulta formulada en la letra b), del punto 1.- anterior, se hace presente que conforme al artículo 1° del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, los Servicios de Bienestar del Sector Público, "por regla general, no tienen personalidad jurídica propia, y constituyen una dependencia de la institución empleadora", por lo que corresponde a ésta, tanto financiar los gastos de administración como proveer de la infraestructura, personal y equipamiento de oficina que fuere necesario para la realización de los fines de aquella.
A su vez, la administración de los Servicios Dependientes, se encuentra reglamentada por la Circular N° 1592, de 1997, en la cual se ha concluido que para resolver las materias de que se trata debe estarse a lo que expresamente se haya contemplado en el reglamento particular.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 8°, del reglamento particular del Servicio de Bienestar, contenido en el D.S. N° 23, "El Servicio, a fin de impulsar y estimular el aspecto deportivo y sociocultural de sus afiliados, estará facultado a través del Consejo, para administrar: Sala Cuna, Jardín Infantil, Casino, Cabañas de Veraneo, Complejo Deportivo y los que estime convenientes."

La administración le permite efectuar todas las acciones de dirección, planificación y organización de los servicios dependientes, tendientes a lograr un funcionamiento óptimo que ofrezca buena atención a los usuarios, utilizando los recursos que la administración separada del servicio genere.

Por otra parte, en la letra i), artículo 29, del D.S. N° 28, se establece como función del Consejo Administrativo "Estudiar y sugerir a la superioridad de la Institución, los actos y convenios que sean necesarios para atender los objetivos del Servicio de Bienestar".

De las normas anteriores se desprende que los Servicios de Bienestar del Sector Público, regidos por el Reglamento General aprobado por el D.S. N° 28, antes citado, actúan en la vida jurídica a través de la autoridad superior de la cual forman parte, sometidos en su actividad al referido reglamento, así también a toda la normativa aplicable al sector público.

En consecuencia, cabe señalar que la contratación de personal destinado a desempeñarse en los mismos debe ejecutarse a través de la autoridad superior de la Institución, quien podrá destinar los recursos que la administración separada del servicio dependiente genere