Dictamen 47348-2005

1.- En uso de sus atribuciones legales, esta Superintendencia efectuó una visita inspectiva al Servicio de Bienestar, la que se llevó a cabo durante el mes de agosto de 2005, procediendo a la revisión selectiva de algunas cuentas de los Estados Financieros presentados a este Organismo Fiscalizador, correspondientes al período enero a diciembre de 2004. Dicha revisión se efectuó de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas e incluyó, por consiguiente, una evaluación de los principios de contabilidad utilizados, además de una evaluación general del control interno y otros procedimientos de auditoría que se estimaron necesarios.

Producto del trabajo realizado se observan situaciones de orden contable y de control interno que requieren ser regularizadas, las cuales se señalan a continuación.

2.- Respecto del registro de los hechos económicos que evidencia la contabilidad:

2.1 Durante el período sujeto a fiscalización se observó que el Servicio de Bienestar paralelamente utilizó dos sistemas contables: "Fox Pro" y "Sistema Su.Se.So". El sistema Fox Pro le permite al Servicio de Bienestar la emisión de comprobantes contables, cálculo de beneficios, cálculo de préstamos sociales, control de beneficios y otros; sin embargo, dicho sistema no entrega la impresión de libros e informes de la contabilidad; esta situación habría originado la necesidad de traspasar los registros contables al Sistema Su.Se.So., con el objeto de poder generar en forma automatizada la información requerida por esta Superintendencia.

Sobre el particular, en la revisión de los libros contables impresos, se constató que el Servicio de Bienestar sólo traspasó del Sistema Fox Pro al Sistema Su.Se.So. la información hasta el mes de agosto de 2004; por consiguiente, y según la información obtenida, los estados financieros remitidos a esta Superintendencia fueron generados en planillas excel con los datos resultantes hasta el mes de agosto de 2004, más los saldos de mayor por cuenta que arroja el Sistema Fox Pro, respecto de los restantes meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre del citado año.

De tal procedimiento y mediante la validación de los saldos de mayor informados versus los registrados en el Sistema Fox Pro del año 2004, se detectó que existen movimientos contables que no se encuentran informados en los Estados Financieros recepcionados, que afectan a la cuenta Código Nº 121104 "Compra de talonarios" (con débitos y créditos por $289.800) y a la cuenta código Nº 611102 "Cheques Caducados" (con débitos y créditos por $4.494). Dicha omisión de información no afecta los resultados informados, por corresponder a débitos y créditos por un mismo valor, pero evidencia un incumplimiento de principios contables, pues los estados financieros deben representar en forma integral todos los hechos económicos.

En consecuencia, el Servicio de Bienestar deberá evaluar y hacer las adecuaciones pertinentes a su sistema contable, de modo de satisfacer sus requerimientos de información y permitirle el debido control del registro de las operaciones, a fin de evitar intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar la información allí contenida, pues mientras no se contemple en su sistema computacional la utilización de la firma electrónica u otro medio de control que valide el registro de sus operaciones y los informes contables que se emitan, se debe respaldar la contabilidad en documentos impresos, donde se deje constancia de las firmas o visaciones de las personas responsables.

2.2 Al revisar la conciliación bancaria de la cuenta corriente en el Banco, realizada al 31 de enero de 2005, se observó que forman parte de esta depósitos no registrados en la contabilidad, por un total de $107.696. Sobre el particular, se informó que debido a que el computador en el cual se procesaba la contabilidad había sufrido algunos problemas técnicos que obligaron a su reparación por parte de la empresa proveedora y que al momento de recibirlo reparado se constató la falta de archivos, dentro de los cuales debieran estar dichas contabilizaciones.

También se detectó que en dicha conciliación no figura pendiente de cobro el cheque Nº , por $9.083, en circunstancias que este valor figuraba pendiente de cobro al 31 de diciembre de 2004 y sin cobro durante el mes de enero de 2005.

Estas situaciones deberán ser aclaradas por el Servicio de Bienestar, informando a este Organismo Contralor la magnitud de la pérdida de información y la incidencia que esto tuvo en la contabilidad del Bienestar, cómo se regularizó y el destino del cheque Nº , girado con fecha 3 de noviembre de 2004. Además, se requiere informe las medidas que se tomará con el objeto de evitar nuevamente la pérdida de información; entre las cuales debiera estar un adecuado procedimiento de respaldo.

2.3 En el Balance General Clasificado, se observa en los Ítemes "Otros" código Nº 11080, del activo, y código Nº21090, del pasivo, saldos iguales de $297.407, correspondientes a intereses no devengados de préstamos otorgados por el Servicio de Bienestar.

Al respecto, esta Superintendencia señala que según lo instruido en la Circular Nº 2094, no corresponde informar en el Balance General Clasificado, los intereses no devengados de préstamos.

2.4 Se observó que dentro de los movimientos que imputa el Servicio de Bienestar en la cuenta "Fondos de Terceros", que se presenta saldada al 31 de diciembre de 2004, se registran "anticipos a rendir" otorgados por la Institución "para financiar compromisos adquiridos" por el Bienestar, los cuales son descontados en cuotas del "aporte patronal y/o de recursos que le corresponda recibir al Bienestar por cualquier concepto"; es decir, se van pagando en los meses siguientes con los Aportes Institucionales o Aportes Afiliados que se vayan devengando.

Es así como el Servicio de Bienestar recepcionó en el mes de diciembre de 2003 un anticipo de $16.548.000 de parte de esa entidad, el que se descontará del aporte institucional en 10 cuotas iguales de $1.654.800; anticipo que fue destinado en dicho mes al pago de un bono de Navidad, sin que dicho gasto fuera imputado como tal en la cuenta "Celebración Pascua" en dicho ejercicio contable. Luego, durante el año 2004, contable y presupuestariamente se devengó dicho ingreso, así como también, se imputó en gasto el pago del bono de Navidad bajo el ítem Beneficio Facultativo.

En la forma en que el Bienestar registró esta operación en la contabilidad y, por consiguiente, en el presupuesto, no quedó reflejado el compromiso que adquirió por dicho anticipo con esa entidad, pues en lugar de contabilizar derechamente el pago del bono en resultados del año 2003, afectó indebidamente la misma cuenta de pasivo Fondos de Terceros, saldándola. Asimismo, con esta operación comprometió los recursos que debía recibir en el ejercicio siguiente con lo que afectó también los beneficios que debió otorgar con dichos ingresos en el año 2004. Por tanto, si el Bienestar no cuenta con recursos suficientes para otorgar beneficios, y más aún facultativos, no puede endeudarse a cuenta de ingresos del ejercicio siguiente; lo que corresponde es analizar los montos de los actuales beneficios de modo de ajustar sus gastos a los ingresos reales. Lo anterior, sin considerar si la Entidad Matriz está facultada para entregar al Bienestar préstamos anticipando aportes que corresponden a otro período presupuestario.

2.5 Por otra parte, en relación con la materia anterior, entre las partidas imputadas en la mencionada cuenta Fondos de Terceros se encuentran aportes o donaciones efectuadas por empresas y asociaciones gremiales, destinados específicamente a la celebración del Día del Niño u otras actividades fomentadas por la administración del Servicio de Bienestar. Esas actividades no están contempladas en el Reglamento de ese Servicio de Bienestar; en consecuencia, no puede manejar fondos destinados a actividades ajenas al mismo ni menos registrar ese movimiento financiero en su contabilidad. Si recibe donaciones, permitidas en el artículo 6° del DS N° 179 indicado en fuentes, esos recursos ingresan a los Fondos Generales del Bienestar y sólo los puede destinar al otorgamiento de los beneficios expresamente definidos en ese cuerpo legal.

2.6 Se detectó, que el Servicio de Bienestar en su contabilidad lleva el control y registro de las operaciones de los Servicios Dependientes, contraviniendo las instrucciones señaladas en la Circular Nº 2094, de esta Superintendencia, en la cual se instruyó que las operaciones de los servicios que administra deben registrarse en una contabilidad separada; esta situación debe ser regularizada a la brevedad.

3.- Del control interno contable y administrativo:

3.1 El Servicio de Bienestar recibe dineros en efectivo y también pudiere recepcionar documentos como cheques, sin embargo, en su plan de cuentas no existe la cuenta Caja para registrarlos, por lo que ese hecho no queda contabilizado, sino sólo el posterior depósito en el Banco.

Por consiguiente, el Servicio de Bienestar deberá llevar el control contable de todos los dineros efectivos y documentos que reciba, contabilizándolos en la cuenta Caja, para posteriormente efectuar el depósito correspondiente y traspaso a la cuenta Banco. Si los valores recepcionados corresponden a Servicios que administra, deben contabilizarse con abono a una cuenta de Obligaciones con Servicios Dependientes en el pasivo.

3.2 Las personas que actualmente se encuentran desarrollando las funciones de contador del Servicio de Bienestar, formalmente no están nombradas para desarrollar dicha función. Además, las funciones contables son desarrolladas principalmente por la Sra. A, quien además participa en la recepción de dineros en efectivo, en la contabilización de los mismos, en el control de descuentos con casas comerciales, en el cálculo de beneficios, en la generación de egresos y emisión de cheques para la firma; lo cual constituye una deficiencia de control interno, pues dichas tareas deben estar debidamente segregadas, con el objeto de lograr una adecuada distribución del trabajo que genere controles por oposición de intereses.

Por otra parte, se debe tener en consideración que aquellas personas que dentro de sus funciones les corresponde la recepción de dineros en efectivo, deben rendir caución.

3.3 Relacionado con el punto 2.1 de este oficio, se observó que los comprobantes contables de Ingresos, Egresos y Traspasos no presentan las visaciones correspondientes a la persona que los confecciona y al Jefe de Servicio de Bienestar, situación que también se detectó en los libros impresos Diario y Mayor. Además, esta documentación se custodia en lugares que están a disposición de otros funcionarios externos al Bienestar, debido a que los espacios físicos donde este funciona corresponden a estaciones de trabajo, donde se aprecia la falta de mobiliario que permita su debido resguardo bajo llave.

3.4 Al igual que en el punto anterior, se detectó que los cheques girados que se encuentran a disposición de los beneficiarios, son guardados en un archivador el cual queda en secretaría sin resguardo bajo llave. Esta deficiencia en el control de estos valores aumenta el riesgo de que se produzcan hechos ilícitos en perjuicio del Bienestar y de sus afiliados, por lo que esta situación debe ser subsanada a la brevedad.

3.5 En la evaluación del procedimiento aplicado en el otorgamiento de los préstamos que otorga el Servicio de Bienestar, se observó lo siguiente:
a) Existen préstamos otorgados a funcionarios que presentan un endeudamiento respecto de sus remuneraciones imponibles superior al 30%:
M M., préstamo médico.
H C, préstamo de auxilio.
R H, préstamo de auxilio.
L V, préstamo de auxilio.

Cabe hacer presente, que tres casos cuentan con la aprobación del área de Recursos Humanos.

b) Los formularios de solicitudes de préstamos consideran al dorso información referida a los compromisos vigentes del deudor principal y codeudores, sin embargo, estos datos no son llenados o no se encuentran suscritos por el personal responsable en los siguientes casos:
M F, préstamo médico.
C M, préstamo médico.
G C, préstamo de auxilio.
M C, préstamo de auxilio.
J G, préstamo de auxilio.
M M, préstamo de auxilio.
S P, préstamo de auxilio.
M R, préstamo de auxilio.
J R, préstamo habitacional.
Por consiguiente, el Bienestar deberá requerir al momento de recepcionar las solicitudes de préstamos, que estas se encuentren con todos los datos que requiere según su formato, considerando que esa información es relevante para la toma de decisión al momento de otorgar un préstamo, y así dar cumplimiento a la Circular Interna Nº 5.2 E/Nº04, en materia de endeudamiento.

3.6 De los integrantes titulares y suplentes que forman parte del Consejo Administrativo, a quienes en razón del cargo que desempeñen les corresponde dirigir o tener a su cargo la administración del Servicio de Bienestar, se solicitó evidencias del pago de las pólizas correspondientes al mes de julio de 2005, a fin de constatar el cumplimiento del artículo Nº 34 del D.S. Nº 28, "Reglamento General", constatando que no rinden caución las Sras. L y M.

Sobre lo mismo, se observó en las Actas levantadas de las reuniones del Consejo Administrativo celebradas durante el año 2004, la diversidad de personas que en carácter de suplentes tuvieron participación en las reuniones realizadas sin cumplir en algunos casos, según la información proporcionada, con los requisitos exigidos, como haber sido nombrados formalmente como representantes de los afiliados ya sea del Personal o de la Asociación de Funcionarios y rendir caución; se indica algunos casos:
Sr. M A, representante de la Anaff, sin póliza
Sra. A F, representante de la Anaff, sin póliza
Sr. J G, representante de la Anaff, sin póliza
Sra. M G, representante de la Anaff, sin póliza
Sra. E D, actúo como Director del F.N.S. y Presidente del Consejo, sin póliza
Sra. L O, Subrogante Jefe de Operaciones, sin póliza
Sra. P S, Subrogante Jefe de Operaciones, sin póliza

Al respecto, mediante Circulares Nºs. 1179 y 1205 esta Superintendencia instruyó a los Servicios de Bienestar que los integrantes titulares y suplentes de sus Consejos deben rendir caución, entendiéndose que estos funcionarios serán aquellos contemplados en sus Reglamentos Particulares, según se estipula en los artículos 18, 19 y 22 del Decreto Supremo Nº 28.
3.7 En relación con las Actas de Sesiones Ordinarias del Consejo Administrativo, se señala que durante un período de 15 meses sujetos a revisión hubo sólo 4 Actas levantadas, en circunstancias que el Reglamento Particular en su artículo 5º establece que éstas deben realizarse cada 3 meses. Además, las páginas de que se componen las Actas no están foliadas y no se indica el pie de firma de los participantes.

En consecuencia, debe respetarse la periodicidad con que se deben hacer las reuniones del Consejo y, para efectos de evitar intercalaciones o cualquier otra adulteración del contenido de estas actas que constituyen el documento oficial de los acuerdos y decisiones del Consejo Administrativo, se deben foliar las hojas en forma correlativa, sean sesiones Ordinarias o Extraordinarias. Respecto de esto último, cabe precisar que la continuación de una sesión ordinaria sigue siendo ordinaria, no como la califica ese Bienestar de extraordinaria.

3.8 Del examen de los convenios con las casas comerciales con los cuales opera el Servicio de Bienestar, se detectó en cada caso lo siguiente:
Ditel, en su artículo séptimo y octavo se deja expresa constancia de la responsabilidad que recae en el Servicio de Bienestar, respecto de las deudas que sus afiliados hayan contraído con la casa comercial.
Gino (Asal), suscrito en representación del Servicio de Bienestar, con fecha 6 de junio de 1996, por S C, quién no corresponde a la jefatura superior del Servicio.
Ópticas G.M.O., este convenio no se encontraba a disposición del Bienestar, obteniendo al respecto una copia que fue remitida por la empresa. De dicho convenio se pudo observar que en su cláusula quinta se responsabiliza al Bienestar del pago total y oportuno de las compras realizadas por sus beneficiarios.
Al igual que en el punto anterior, no se encontraba a disposición del Bienestar convenio denominado "Dental Cámara". Al respecto, se recepcionó una copia del convenio suscrito con fecha 8 de noviembre de 1999, entre la Corporación de Salud Laboral de la Cámara Chilena de la Construcción y Servicio de Comunicación Médica S.A. con el Servicio de Bienestar FONASA, del cual no es legible quién suscribe en representación del Bienestar. En este caso se deduce del convenio que el cobro de las facturaciones se hará al Bienestar, lo que no corresponde porque quien recibe la prestación es el afiliado; al Bienestar sólo le compete remitir a la empresa lo descontado a cada persona.

En consecuencia, el Servicio de Bienestar deberá revisar la totalidad de los convenios con casas comerciales, procediendo a dejar sin efecto aquellos que no tengan movimiento o modificar aquellos que en una de sus cláusulas comprometan el patrimonio del Bienestar, como también aquellos que no se encuentren suscritos por la autoridad Superior del Servicio o la persona en quién se delegó dicha función.
3.9 De las operaciones que registra el Servicio de Bienestar, correspondientes a descuentos y pagos cuyo origen se sustentaría en los convenios con casas comerciales, se detectó que existen ingresos por concepto de descuentos a los afiliados por compra de uniformes a empresas Manufacturas Keylon S.A. , Milano Group Sociedad Anónima y Confecciones Sauer S.A., en circunstancias, que el Servicio de Bienestar no tiene suscrito un convenio con dichas empresas.

También el Servicio de Bienestar registra descuentos realizados a los funcionarios por concepto de ayudas solidarias voluntarias, las cuales posteriormente son giradas a nombre de los beneficiarios funcionarios o ex funcionarios.

De las situaciones expuestas es necesario señalar que el Servicio de Bienestar puede realizar todo tipo de funciones, siempre y cuando estas se encuentren estipuladas en sus respectivos reglamentos; por consiguiente, se instruye que no es factible registrar operaciones referidas a créditos obtenidos de casas comerciales si no existe convenio suscrito al respecto; además, no corresponde que el Bienestar sea el recaudador de Fondos de Terceros, ya que son actividades que no están autorizadas por su Reglamento, como ya se indicó en el punto 2.5 precedente.

3.10 En la verificación de los descuentos y pagos por concepto de prestaciones entregadas a través del Servicio de Bienestar, con Servicios Dependientes y casas comerciales, se observó:
a) Recinto las Cruces; en el mes de septiembre la Sra. V A, por uso del recinto se compromete al pago de $33.000 en 3 cuotas. Sin embargo, no fueron realizados los descuentos de noviembre y diciembre, quedando pendiente de cobro al 31 de diciembre $22.000.

b) Librería Antártica; la Sra. I M, adquirió compromisos por $63.630, a pagar en 4 cuotas de $15.908, sobre dicha deuda de detectó el descuento y pago por $ 31.816, por consiguiente, el saldo pendiente al 31 de diciembre es de $ 31.814, sin embargo, se presenta erróneamente, por $ 47.723.

De los puntos en cuestión, se requiere al Servicio de Bienestar informar si efectivamente se han realizado los descuentos pertinentes y confirmar si lo señalado en la letra b) se debe a un error de información o efectivamente se descontó en exceso, a objeto de proceder a su regularización.

En esta materia se reitera lo indicado en el punto 2.6 anterior, en orden a que las operaciones de los servicios dependientes deben controlarse en contabilidad separada.

3.11 En relación con los instructivos internos de beneficios vigentes, dados a conocer por el Servicio de Bienestar a través de la intranet, se observa que existen montos de topes de beneficios que no se encuentran actualizados; como por ejemplo el tope de bonificación en: Tratamiento Especializado, Atención Anestesista, Adquisición de Anteojos, ayudas por Incendio y Catástrofes. Esta situación debe ser regularizada, en atención a lo indicado en las letras g) y h) del artículo Nº 29 del D.S. Nº 28.

3.12 Respecto de los procedimientos de cálculos de beneficios médicos otorgados por el Servicio de Bienestar, se indica:

a) El procedimiento de cálculo de estos beneficios, no se ajusta a lo instruido en el último párrafo del artículo Nº 15, del D.S. Nº 28, situación que ha sido observada con anterioridad y que es de conocimiento del Servicio de Bienestar.

b) Como procedimiento de control, el Servicio de Bienestar no tiene implementado el uso de un timbre que deje inutilizada la documentación de respaldo de los beneficios médicos otorgados.

c) Dentro de los informes de cuentas corrientes obtenidos del sistema computacional utilizado por el Bienestar, se observa que el "Informe de otorgamiento de beneficios" no entrega en su totalidad los beneficios que son otorgados, debido a que excluye: Traslado de enfermos, Anestesista, Insumos, Arsenalera, Derecho pabellón y Primeros auxilios.

d) Se detectó, dentro de los casos sujetos a revisión, bonificaciones en exceso a los Sres: J E, por $11.100 y D M, por $3.120.

Sobre el particular, es necesario señalar que, según la información proporcionada por la Jefe de Bienestar, esta situación tiene su origen en que el sistema computacional no considera un bloqueo automático respecto de los topes estipulados en el ítem Exámenes, debido a que este tiene incorporado cuatro rubros de exámenes distintos; similar situación se expuso respecto del ítem Atención de urgencia. En todo caso, informa que en la actualidad se está implementando un sistema por una empresa proveedora, el cual contempla todos los bloqueos por topes de beneficios en forma automática.

Estas deficiencias de control interno e incumplimiento de normativa deben ser abordadas lo antes posible por el Servicio de Bienestar, de modo de adoptar las medidas necesarias para subsanarlas.

3.13 Respecto de los aportes Institucionales al Servicio de Bienestar, el empleador aportó sobre la base de $5.684,7469 por afiliado, en circunstancias que la Circular Nº 2102, de 31 de diciembre de 2003, fijó un monto de aporte por afiliado de $5.465,83.

3.14 De acuerdo a Circular Interna Nº 5.2 E/Nº 12, de octubre de 2001, el Servicio de Bienestar comunicó a sus afiliados que los aportes a descontar de sus remuneraciones correspondería al 1,7%.

Sobre el particular, se señala que los aportes recepcionados por el Servicio de Bienestar, no se calculan sobre la base de las remuneraciones imponibles para pensiones, según se instruye en la letra b) del artículo 6, de su Reglamento. Por consiguiente, el Servicio de Bienestar deberá instruir a quién corresponda, la regularización de dicho procedimiento de cálculo.

4.- En consecuencia, esa entidad deberá adoptar todas las medidas que sean necesarias tendientes a solucionar las deficiencias señaladas en los puntos anteriores, informando a este Organismo Contralor sobre lo actuado y respecto de los requerimientos formulados precedentemente, en el plazo de 15 días hábiles, contado desde el segundo día hábil siguiente a la fecha del presente oficio.