Dictamen 1746-2020

1. Esta Superintendencia, mediante Circular N° 2.226 de 2005, citada en Fuentes, reguló los procedimientos de afiliación y desafiliación de pensionados a las C.C.A.F., estableciendo que ellos deben ser efectuados en oficinas de dichas entidades.
Por su parte y como es de público conocimiento, mediante el D.S. N°4 de 2020, del Ministerio de Salud, se declaró en nuestro país alerta sanitaria a causa del COVID-19, por el período de un año. Además, a través del D.S. N°104 de 2020, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, se decretó estado de excepción constitucional de catástrofe por calamidad pública, por un plazo de noventa días a contar del 18 de marzo de 2020.
En razón de la situación referida, esta Superintendencia mediante Oficio Ord. N° 1279, de 2020, citado en Concordancias, estableció que la notificación de acuerdos de Directorio sobre procesos de afiliación y desafiliación de entidades empleadoras, pensionados e independientes pueda efectuarse por correo electrónico, es decir, por medios remotos o a distancia.
Adicionalmente, se ha de considerar que, por medio de resolución citada en Fuentes, el Servicio Nacional del Consumidor, SERNAC, aprobó la Circular interpretativa sobre contratación a distancia durante la Pandemia provocada por el Covid-19, regulando la manera de obtener el consentimiento del afiliado en las contrataciones a distancia, y exigió, en síntesis, que independiente del medio o canal que para ello se utilice y que se detallan en dicho instrumento, el consentimiento válido del afiliado precisa de información suficiente. Además, indicó el citado organismo, deben existir los medios de respaldo necesarios a fin de poder verificar la información y el consentimiento brindados.
2. En relación con lo anterior y con el mérito de lo expuesto, esta Superintendencia ha estimado pertinente establecer una excepción a lo regulado en el N° 2 de la Circular N° 2.226, de 2005, ya citada, en el sentido que las C.C.A.F. deberán aceptar solicitudes de afiliación y desafiliación de pensionados que se formulen en forma remota o a distancia por medios electrónicos, durante el período de tiempo en que se extienda el estado de alerta sanitaria a que se refiere el antes aludido D.S. Nº4, de 2020, del Ministerio de Salud.

Para tal efecto y con la finalidad de registrar y obtener el consentimiento del interesado, las C.C.A.F. deberán emplear dos mecanismos distintos de verificación o autenticación de la identidad de la persona, los que podrán consistir en un correo electrónico y una conversación sostenida con ésta, cuyo audio quede grabado con su aquiescencia o por medio de un código o número de seguridad que se le remitirá a efectos de ser ingresado o enviado a una dirección de correo electrónico, mensaje de whatsapp u otro mecanismo digital. También se considerará que cumple con esta disposición, el uso de un mecanismo de validación de información en forma escalonada, el cual, a través de una serie de preguntas sobre antecedentes personales en forma ascendente, permita adquirir certeza acerca de la individualización del pensionado.

Cabe señalar que, tratándose de solicitudes de afiliación, el pensionado, junto con expresar su voluntad en tal sentido, deberá adjuntar copia digitalizada o una fotografía de su último comprobante de pago de pensión. Adicionalmente, las C.C.A.F. deberán informar en sus respectivas páginas web, que las solicitudes de afiliación y desafiliación deben indicar expresamente la intención del pensionado, su nombre completo, número de cédula de identidad, domicilio particular y correo electrónico, a efectos de notificarlo del acuerdo del Directorio que se pronuncie sobre la respectiva solicitud.

También se deberá informar claramente al pensionado que los descuentos por concepto de aportes de afiliación se comenzarán a practicar en su pensión al mes subsiguiente de aprobada su solicitud por el Directorio, y que, tratándose de desafiliaciones, los descuentos dejarán de practicarse al mes subsiguiente de aceptada la solicitud de desafiliación por el Directorio de la Caja.
Además, deberá hacerse presente al afiliado que tendrá el plazo de un mes contado desde la fecha de su solicitud de afiliación para desistirse de ella, tal como lo establece la Circular N° 2.754 de 2011, citada en Fuentes.

Una vez recibida en forma remota la solicitud de afiliación o desafiliación del pensionado, la Caja deberá enviar a éste un comprobante de haber recepcionado dicha solicitud y posteriormente le notificará el resultado de la misma en el domicilio que la persona hubiere indicado al efecto. Lo anterior podrá efectuarse mediante sistemas remotos o a distancia o a través de carta certificada.

Para implementar la medida dispuesta en el presente Oficio, las C.C.A.F. deberán habilitar una casilla electrónica en sus páginas web, donde se recepcionarán las solicitudes de afiliación y desafiliación que formulen los pensionados. La referida casilla electrónica deberá, además, ser debidamente informada